Onboarding: definición, ventajas y mejores métodos

Imagínese un mundo en el que cada nuevo empleado se integra en el equipo de forma muy eficaz y fluida desde el primer día. Solo hay una forma de entrar en ese mundo: ¡el Onboarding!

Según Heyteam, sólo el 12% de los empleados están satisfechos con el proceso de onboarding organizado por su nuevo empleador. Éste se ha convertido en un elemento central en la trayectoria de un empleado, y dará los primeros indicadores de la atención que la empresa otorgará a los recién llegados.

No hace falta ser una aerolínea para hacer onboarding ✈️

La palabra Onboarding puede traducirse al español como «integración«. El término engloba todos los procesos y actividades destinados a integrar eficazmente a los nuevos empleados. No se trata simplemente de orientación o formación inicial; es un enfoque que pretende facilitar la transición a los recién llegados, haciéndoles sentir valorados, informados y preparados para contribuir al éxito de la organización.

El Onboarding puede considerarse la primera etapa de la trayectoria de un empleado en la empresa. Comienza en cuanto se firma el contrato y puede durar varios meses, o incluso un año entero, según la complejidad del puesto y la filosofía de la empresa. Durante este periodo, el empleado descubre sus responsabilidades, los valores y el funcionamiento de la empresa. Se trata de un periodo crucial para el compromiso a largo plazo del empleado.

Más allá del ámbito administrativo y logístico, existe una perspectiva estratégica. El onboarding desempeña un papel fundamental en la retención del talento, la mejora de la satisfacción de los empleados y, en último lugar, en el rendimiento de la empresa. Cuando se realiza con éxito, permite a los nuevos empleados comprender rápidamente las expectativas de su función, integrarse eficazmente en sus equipos y sentirse plenamente comprometidos y motivados.

Es más, un proceso de onboarding bien planteado suele considerarse como el reflejo de la gestión de los recursos humanos de la empresa así como de su facultad para valorar a sus empleados.

Los beneficios de un buen proceso de Onboarding

  • Mejorar la retención del personal

Una integración exitosa ayuda a reducir la tasa de rotación de personal al crear desde el primer momento una sensación de compromiso y satisfacción. Los empleados que se integran positivamente tienen más probabilidades de quedarse a largo plazo. Las primeras impresiones suelen ser las correctas, por lo que la incorporación debe definir claramente las expectativas y los objetivos, permitiendo a los empleados entender su papel y cómo contribuyen a la filosofía de la empresa.

  • Acelerar la productividad

Un factor crucial del onboarding es aclarar las expectativas y los objetivos. Cuando los empleados saben exactamente qué se espera de ellos y cómo se evaluará su rendimiento, pueden concentrarse en las tareas que tienen mayor importancia. Se evitan la confusión y la ineficiencia.

Además, contribuye a integrar al nuevo empleado en su equipo. No siempre es fácil dar el primer paso con los compañeros, por lo que organizar una visita a los puestos de trabajo ayuda a comprender rápidamente el papel de cada uno. Esto fomenta una mejor comunicación y colaboración dentro del equipo.

  • Reforzar la filosofía de la empresa

¿Todos los empleados son conscientes de la historia y los ideales de la empresa? Desafortunadamente, este aspecto aún no se transmite lo suficiente y puede resultar confuso para los nuevos empleados.

El Onboarding hará destacar su empresa por varios medios : folletos de bienvenida, la visita a las instalaciones, explicando la historia y la filosofía de la empresa, etc.

  • Desarrollar estrategias de atracción de talento

Descubra cómo retener y atraer el talento. Una vez más, la primera impresión es muy importante, y sus empleados no dudarán en hacerselo saber a los demás. Testimonios, opiniones, recomendaciones… Convierta a cada empleado en un embajador de la empresa. Hoy en día, lo que buscamos es tener experiencias positivas todos los días, desde el primer día en la empresa.

Elaborar un proceso de onboarding eficaz

Preparar los elementos que se desea destacar

Todos tenemos ideas y experiencias que hemos tenido en nuestra empresa, pero que no están siendo aprovechadas al máximo.

¿Qué puedo hacer para apoyar a los recién llegados? Si se lo está preguntando, va por buen camino, y aquí tiene algunas sugerencias que le ayudarán:

  • Anticipar la llegada : ¡es el lujo de RRHH! El empleado aún no ha llegado y ya has recogido toda la documentación, publicado el plano y el punto de encuentro. Y todo lo que tienes que hacer es enviar un correo electrónico una o dos semanas antes, o incluso mejor, un mensaje de texto para una experiencia más natural.
  • Preparar el puesto de trabajo : ¡tener una lista de todo lo que hay que preparar te puede salvar! Seguro que alguna vez has tenido que ir con prisas en tu empresa y te has olvidado de darle al nuevo empleado un ordenador, bolígrafos o un uniforme.
  • El desayuno de bienvenida personalizado: es un día MUY importante para el recién llegado, ¡y muy estresante! Si el director organiza un desayuno de unos minutos a la llegada para hacer las presentaciones iniciales y relajar el ambiente, ¡ya tienes un ganador!
  • Organiza una visita por los puestos de trabajo y los locales : Por ejemplo, tienes 800 m² de oficinas y es fácil perderse cuando tienes que ir a ver el departamento de contabilidad que está al otro lado. Dedicar tiempo a una visita y presentar a todas las personas con las que tendrá que trabajar el recién llegado es una verdadera ventaja si quiere sentirse a gusto rápidamente.
  • Transfórmese en guía turístico : si su empresa es antigua, seguro que tiene historia que contar. Junto con una visita a las instalaciones, se convertirá en un auténtico guía. Esto hace que la visita sea aún más emocionante. Y si su empresa es más reciente, siempre hay anécdotas que contar.
  • ¡El padrino eres tú! Aquí no hay mafia, sólo un tutor, una persona referente que acompañará al recién llegado, transmitiéndole la filosofía y cosas que debe saber sobre las primeras semanas. Como pequeña gratificación, esta persona puede, por ejemplo, hacer un regalo: un libro o un regalo personalizado.
  • La regla 333: ¿conoce este método? Fije reuniones de seguimiento a los 3 días, a las 3 semanas y a los 3 meses. Así podrá controlar paso a paso la integración del nuevo empleado hasta el final del periodo de prueba.

Formalizar el proceso

Ahora que dispone de todos los elementos, es hora de organizarlos en el orden correcto. Concentrémonos en la parte del proceso de onboarding.

Debe definir los pasos esenciales a realizar, incorporando un concepto de temporalidad. Luego, debe plasmarlos en papel o digitalmente para comunicarlos muy claramente a todos los participantes del proceso de incorporación. La idea es tener un esquema idéntico para todos los nuevos colaboradores, de modo que la experiencia en su empresa se vea reforzada.

Hay que definir las etapas fundamentales que deben cumplirse, estableciendo un plazo. A continuación, hay que escribirlas para poder comunicarlas con claridad a todas las personas implicadas en el proceso de incorporación. La idea es disponer de un modelo único para todos los nuevos empleados, de modo que se mejore la experiencia de la empresa.

Trama en papel, formación, carpeta, etc. Como pueden imaginar, nuestra solución favorita con el ATS Softy va a ser la versión digital. La ventaja es que proporciona alertas cuando se debe realizar una acción, ofrece flexibilidad para adaptarse a diferentes profesiones y puede modificarse muy fácilmente sin perturbar a todos los gerentes.

Formularios, formación, carpetas, etc. Naturalmente, nuestra solución estrella ATS Softy es el método en versión digital. La ventaja es que proporciona avisos cuando hay que realizar una acción, es lo suficientemente flexible como para adaptarse a diferentes oficios y puede personalizarse muy rápidamente sin interrumpir a todos los managers.

Es importante contar con varias posibilidades. De este modo, el empleado Y el directivo pueden preparar y supervisar la integración, recuperar documentos importantes, informarse sobre el bienestar del empleado o programar reuniones de seguimiento.

Aquí, por ejemplo, puedo incluir en mi proceso un barómetro de bienestar para analizar cómo se siente el recién llegado.

En el caso del manager, y más aún si es el responsable de la contratación, una buena herramienta le permitirá realizar un proceso de onboarding inmediatamente al contratar a un nuevo miembro en la empresa. Y como podrá imaginar, ¡con Softy la continuidad es automática!

En la herramienta puedo escoger fácilmente a mi empleado, seleccionar mi proceso de onboarding y seguir el avance.

Y ya está. ¡Estás listo para crear la mejor experiencia de onboarding! Y si tienes alguna pregunta sobre Softy, ¡haz clic aquí!

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